«Скол-АТС» - многопрофильное предприятие, занимающееся производством телекоммуникационной техники, деталей и изделий для авиастроения, судостроения, проектирования и изготовления инструмента. В 2017 году на предприятии был завершён проект, который позволил организовать электронный архив конструкторской документации – основу производственного документооборота – и автоматизировать ряд других процессов на базе российской программной платформы Docsvision с применением технологий ABBYY FlexiCapture. Уже через два месяца после старта проекта в базу данных было введено более 6000 документов, скомпонованных в более чем в 100 изделий. Внедрение за 4 месяца осуществили специалисты ГК «Перемена» - сертифицированного партнёра Docsvision.

ЗАО «Сокол-АТС» - одно из старейших предприятий Белгородской области. Накопленный за время работы массив чертежей хранился не только в архиве, но и в цехах. Поскольку завод занимается не только проектированием и разработкой собственной продукции, но и изготовлением изделий по чертежам сторонних разработчиков, то одной из важных задач при организации архива конструкторской документации была регистрация извещений об изменениях в чертежах, внесение указанных изменений в документацию и отслеживание актуальных версий. Для повышения эффективности этой работы было решено перевести весь архив конструкторской документации в электронный вид. Специалисты сертифицированного партнёра Docsvision – ГК «Перемена» – детально проработали бизнес-процессы заказчика на предпроектной стадии и обеспечили реализацию внедрения в оперативном режиме.

Автоматизации подлежал, в первую очередь, процесс обработки конструкторской документации. Она как поступает на завод извне, так и разрабатывается собственными специалистами. Поэтому в маршрут прохождения документации помимо рассмотрения и принятия решения о помещении в архив, были включены этапы регистрации канцелярией входящего документа и процесс внутреннего согласования. В электронный вид предстояло перевести также договорную деятельность, «канцелярию», процесс проведения совещаний с последующим формированием отчетов, протоколов и поручений по ним.

Основной особенностью проектного решения стало совмещение функциональности Docsvision и решения по распознаванию отсканированных конструкторских документов на базе ABBYY FlexiCapture. Для реализации проекта был приобретен сканер Xerox формата А0 и потоковый сканер Canon формата А4. Отсканированные документы распознаются с помощью ABBYY FlexiCapture и автоматически загружаются в базу Docsvision c автоматическим заполнением определенного набора полей карточек системы электронного документооборота. Скорость погрузки распознанных документов в систему составляет ~150 документов/час при массовом вводе, а с ролью оператора верификации и администратора данных Docsvision справляется сегодня один сотрудник завода. Были разработаны все необходимые маршруты договоров.

Одной из особенностей работы Завода является необходимость отдельно учитывать договора, являющиеся частью государственного оборонного заказа в рамках общего реестра договоров, а также направлять их на дополнительное согласование с внешней военной приемкой. Такое согласование требует дополнительного внимания со стороны менеджеров по договору, требуется дополнительная сортировка по срокам возврата для формирования списка напоминаний. В системе был разработан удобный набор представлений: к примеру, теперь интерфейс позволяет отслеживать количество изменений по конкретной конструкторской документации – это важная информация для принятия управленческих решений.

Ключевыми пользователями системы стали сотрудники общего отдела, отдел главного конструктора (в его состав входит подразделение по работе с архивом), и отдел информационно-аналитический отдел, который курируется непосредственно руководителем проекта – заместителем генерального директора предприятия.

Внедрение автоматизированного управления архивом конструкторской документации - который постоянно пополняется - упростило поиск, доступ, отправку заданий по помещённым в него документам. Предприятие получило удобный инструмент для повышения не только порядка в документах, но и контроля исполнительской дисциплины сотрудников.

Справка о компаниях:

ЗАО «Сокол-АТС» (г. Белгород) - современное многопрофильное предприятие, имеющее в своём арсенале комплекс высокотехнологичного оборудования лучших мировых производителей для производства телекоммуникационной техники, деталей и изделий для авиастроения, судостроения, проектирования и изготовления инструмента. Предприятие насчитывает порядка 700 сотрудников.

http://www.sokol-ats.ru/

Группа Компаний «Перемена» (г. Тула) – системный интегратор, реализующий проекты различного масштаба и сложности для коммерческих структур и государственных организаций. Компания предлагает проверенные временем решения на базе оборудования и программного обеспечения от ведущих мировых и отечественных производителей.

Имеет партнёрский статус Docsvision Certified Software & Service Partner.

http://peremena.com/

ООО «ДоксВижн» (г. Санкт-Петербург) - компания-разработчик платформы для управления документами и бизнес-процессами Docsvision. Модули и приложения позволяют универсально настраивать систему документооборота для компаний любого масштаба и отраслевой принадлежности, о чём свидетельствуют более 1000 успешных внедрений Docsvision. Внедрением системы занимаются представители партнёрской сеть «ДоксВижн» – порядка 100 компаний в России и ближнем зарубежье.

www.docsvision.com