Администрация города Воронежа – исполнительно-распорядительный орган городского округа город Воронеж в функции которого - осуществление организационно-распорядительных полномочий на территории городского округа г. Воронеж, таких как услуг в сфере образования, социальной защиты населения, культуры, жилищно-коммунального хозяйства и имущественно-земельных отношений, охраны окружающей среды, развития предпринимательства и потребительского рынка, молодежной политики, услуги в сфере административной работы, административных регламентов. В Воронежской городской администрации работают более тысячи человек, из которых не менее 750 – пользователи ПК.

Ситуация

Последние несколько лет IT-инфраструктура Администрации стремительно модернизируется и расширяется: внедряются новые сервисы, закупается различное оборудование и лицензионное программное обеспечение. В 2013 году IT-департамент Администрации принял решение полностью проанализировать информацию об установленном и приобретаемом программном обеспечении Microsoft, для чего обратился за помощью к специалистам сертифицированного партнера компании Microsoft с компетенцией GOLD Software Asset Management (SAM) – Группе компаний «Перемена».
Решение
В рамках реализации проекта SAM Baseline в Администрации Воронежа профессионалам ГК «Перемена» предстояло выяснить соответствие существующих лицензий на программное обеспечение фактическому количеству используемых экземпляров, а также на соответствие требованиям лицензионных правил Microsoft с учетом того, что в IT-инфраструктуру Администрации г. Воронежа входит более 750 ПК с различным программным обеспечением, более 40 серверов, в том числе серверы в виртуальной среде и при этом ПО Microsoft составляет 90% используемых продуктов.
IT-специалистами компании «Перемена» был пройден ряд этапов и задач:
- сформирована проектная группа;
- подготовлен и подписан пакет организационных документов проекта;
- собрана вся необходимая правоустанавливающая документация;
- проведена инвентаризация программного обеспечения на всех ПК и серверах организации;
- проанализирована предоставленная документация и контракты;
- верифицировано лицензионное соответствие;
- подготовлен комплекс рекомендаций по оптимизации лицензирования.
При помощи инструмента Microsoft Assessment and Planning Toolkit (MAP) развернутого на отдельном ПК специалисты «Перемены» собрали и структурировали инвентаризационные данные о программном обеспечении всех компьютеров и серверов Администрации: составили список неиспользуемых компьютеров, а также ПК, подлежащих инвентаризации. Ответственными сотрудниками Администрации было отмечено, что MAP обладает высокой скоростью развертывания и работы: сканирование всего парка ПК и серверов сотрудники ГК «Перемена и IT-департамента Администрации провели всего лишь за одну неделю учитывая периодический ручной сбор и ввод данных.
В рамках реализации проекта SAM Baseline, был проведен аудит документов, составляющих так называемое «доказательство владения лицензией»: соглашений, лицензионных договоров и другой финансово-хозяйственной документации. Проверка на соответствие ПО проводилась не только с точки зрения численного соответствия, но также и с точки зрения оптимизации ИТ-инфраструктуры в будущем. Проведя объемную работу и анализ всей полученной информации, ГК «Перемена» обозначила фактическое количество актуальных лицензий и используемых программных продуктов, предоставив ясное и четкое видение использования ПО в Администрации Воронежа.

Преимущества и перспективы

Качественно выполненный проект SAM baseline позволил IT-специалистам «Перемены» оперативно предоставить рекомендации для повышения эффективности учета и управления лицензиями на программное обеспечение. В частности, выявленный излишек клиентских лицензий позволит Администрации экономить на закупках ПО в будущем, кроме того, благодаря юридической экспертизе договоров, сведены к минимуму юридические риски, понижены технологические риски и исключены бизнес-риски.
Параллельно реализации данного проекта ГК «Перемена» подготовила комплексный подход повышения уровня развития IT-инфраструктуры в области процессов управления программными активами. Специалисты компании вместе с IT-департаментом Администрации разработали и утвердили список разрешенного к установке и использованию программного обеспечения, подробно расписали процедуры по сверке количества установленного и лицензированного ПО. Сотрудники компании «Перемена» предложили IT-департаменту Администрации комплекс рекомендаций по управлению ПО, улучшению его использования и внедрению SAM в будущем. В частности, после реализации проекта SAM Baseline стала очевидна необходимость создания полностью автоматизированной системы управления активами, с минимальными требованиями к человеческим ресурсам на основе Microsoft System Center 2012. Данное решение позволит создать базу данных и работать с ее помощью с информацией о каждой рабочей станции и позволяющее хранить и анализировать информацию по закупкам в виде копий приобретенных лицензий и документов, фотографий наклеек, данных из бухгалтерской отчетности и других доказательств легальности использования ПО.
Итогом сотрудничество с Группой компаний «Перемена» по данному проекту позволило Администрации Воронежа провести аудит программного обеспечения компьютеров и серверов и получить возможность финансовой экономии благодаря масштабному анализу информации.